map your meetings

Schreibs auf:  Mapping deiner Meetings

„Meetings bewegen sich mit der Geschwindigkeit des langsamsten Denkers im Raum“, schrieb der Autor Dale Dauton. Das mag stimmen, aber wer kann schon mithalten, wenn die Gedanken und Meinungen nur so im Raum herumflitzen? Unserer Erfahrung nach kann vor allem der Protokollant überfordert sein, wenn Sitzungen turbulent werden. Das Problem ist jedoch meist nicht der Verstand, sondern die Art und Weise, wie die Notizen gemacht werden.

 

Linearität trifft auf Nicht-Linearität

 

In einem produktiven Meeting werden tausende von Gedanken, Ideen und Rückmeldungen im Besprechungsraum umher geschleudert. Wenn die Kreativmaschinerie mal so richtig angeworfen wird, müssen wir versuchen den Überblick über alle Inhalte zu behalten. Aber: Besonders für den Protokollanten kann es eine Herausforderung sein, bei so einem  Tempo mitzuhalten. Das liegt daran, dass für viele Menschen die übliche Vorgehensweise bei der Erstellung von Sitzungsnotizen oder Protokollen darin besteht, das Gesagte einfach in Stichpunkten zusammenzufassen. Dies wird auch als lineare Aufzeichnung bezeichnet: Man beginnt am Anfang und schreibt alles in chronologischer Reihenfolge auf, bis die Seite voll ist. Lineare Notizen sind jedoch nicht die beste Lösung für eine Besprechung, deren Inhalt in der Regel… nicht so wirklich linear ist. In vielen Besprechungen werden Gedanken zu einem Thema ausgetauscht, um dann zu einem anderen zu wechseln und gleich wieder zum ursprünglichen Thema zurückzukehren – ganz und gar nicht chronologisch.

Bei linearen Notizen schreibt der Autor gedankenlos alles auf, was gesagt wird: zum einen Ohr rein, zum anderen wieder raus – oder in diesem Fall aus dem Stift. Und nicht nur das: Diese Art des Mitschreibens ist monoton und erfordert eine Menge körperliche Arbeit, die aus dem laufenden Gespräch herausreißt. Aber damit endet unsere Mängelliste der lineare Notizen nicht: Im Nachhinein ist es oft schwierig, einen klaren Überblick zu bekommen, was in der Besprechung tatsächlich gesagt wurde und was wichtig war. Außer dem chronologischen Aspekt haben solche Notizen keine wirkliche Struktur. Das macht es schwierig, auf einem vollen Blatt noch Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Meistens gibt es einfach keinen Platz mehr und die Notizen enden im Chaos.

 

Übersichtliches Erscheinungsbild

 

Die Lösung für das Notieren von Besprechungen ist unserer Meinung nach eine andere. All diese Probleme gibt es nicht, wenn wir eine übersichtliche Karte erstellen. Sobald wir das Gesagte als Mapping festhalten, müssen wir aktiv darauf achten, was gesagt wird, damit wir das Wesentliche erfassen und notieren können. Mit Farben und einer netzartigen Struktur können wir außerdem schnell wichtige Verbindungen herstellen.

Der größte Vorteil von Karten: Mind Maps strahlen Informationen aus, genau wie unser Verstand. Laut dem britischen Psychologen Tony Buzan ist unser Denkprozess nicht linear, sondern geht von einem zentralen Punkt aus. Lineare Notizen unterstützen diesen Denkprozess nicht. Wissenslandkarten hingegen stimulieren sowohl unsere analytische als auch unsere kreative Gehirnhälfte. Auf diese Weise können wir viel effizienter aussagekräftige Notizen machen.

Mit solchen Karten können wir unsere Gedanken in Echtzeit sammeln. Wir schreiben automatisch die wichtigsten Punkte auf, da wir dem Gespräch aktiv zuhören müssen. Dadurch müssen wir nicht mehr “jedes Wort” mitschreiben und können uns so besser auf das Gespräch einlassen, als wenn wir lineare Notizen machen. Ein weiterer Aspekt, den wir an Maps sehr schätzen, ist die Möglichkeit, zwischendurch schnell Dinge hinzuzufügen und bei Bedarf Änderungen vornehmen zu können – nicht unwichtig, wenn die Gedanken und Ideen wie Schnellfeuer hereinprasseln. Auch wenn die Besprechung schon Wochen zurückliegt, verstehen wir unsere Notizen immer noch. Mit Karten ist es viel einfacher, ein allgemeines Verständnis zu bekommen als mit linearen, hingekritzelten Sätzen. 

 

Einblicke in komplizierte Sachverhalte gewinnen

 

jDass Mappings den Blick auf das große Ganze erleichtern, zeigen die Arbeiten des amerikanischen Neo-Konzeptkünstlers Mark Lombardi (1951-2000). Lombardi, ein Meister der Untersuchung komplexer Situationen, fertigte aufwendige Konzeptkarten an, die den „Gebrauch und Missbrauch von Macht“ dokumentieren. Er nannte diese Karten „narrative Strukturen“. In den Diagrammen beschrieb er, woraus sich Verschwörungen und Skandale wie der BCCI-Skandal zusammensetzten: wichtige Akteure, Unternehmen und andere Referenzen. Die von ihm mit der Hand geschriebenen, narrativen Strukturen waren ursprünglich ein Hilfsmittel, um all die Karteikarten, die er über die von ihm recherchierten Skandale führte, zu ordnen.

Mark Lombardi

Mark Lombardi Industries Carlos Cardoen aus Santiago, Chile ca. 1982-90 (2. Version), 2000

Lombardis Arbeit findet einen Mittelweg zwischen Kunst und guter Recherche. Seine Arbeit war auch für andere von Bedeutung: Nach Angaben des Ausstellungskurators Robert Hobbs, Professor für Kunstgeschichte an der Virginia Commonwealth University, war sogar das FBI daran interessiert, einige von Lombardis Arbeiten zu untersuchen. 

Der Künstler lernte die Komplexität lieben, so wie wir sie hier beschreiben. Die Journalistin Patricia Goldstone, die eine Biografie über Lombardi geschrieben hat („Interlock: Art, Conspiracy, and the Shadow Worlds of Mark Lombardi“), beschreibt, warum Lombardis Arbeit so faszinierend ist:

„Es ist eine Art visuelles Wikileaks, das Lombardi geschaffen hat, lange bevor Julian Assange und Ed Snowden auftauchten, und es ist ungeheuer befähigend. Man muss kein Wissenschaftler sein, um herauszufinden, was vor sich geht. Die Erzählung übernimmt die Führung und macht aus der Mystifikation der Zahlen einen Sinn. Dafür wird er sogar in der Welt der Informatik anerkannt, wo er als Pionier der sozialen Netzwerkanalyse und der visuellen Erzählung gilt, der Technik, mit der Supercomputer wie die der NSA theoretisch riesige Datensätze verständlich machen können.“

Obwohl Lombardi natürlich keine Sitzungsnotizen machte und daraus Karten erstellte, gelang es ihm, unglaublich komplexe Themen aufzugreifen und deren Kontext durch ein kartenähnliches Modell visuell darzustellen. Durch die Art und Weise, wie er seine Ergebnisse visualisiert, sind wir in der Lage, schnell zu verstehen, worum es geht. Warum also nicht seinen Ansatz auf unsere eigene Arbeit anwenden? 

 

Ein visueller Ansatz

 

Natürlich können wir die Art und Weise, wie wir eine Karte erstellen, je nach unseren Vorlieben variieren, aber es gibt einige grundlegende Richtlinien, die dir helfen können. 

In erster Linie solltest du dich von einem linearen Ansatz verabschieden. Bei Besprechungen fliegen Informationen in der Regel sehr schnell durch den Raum, versuche also nicht, ganze Sätze aufzuschreiben. Halte dich stattdessen an Schlüsselwörter und Teilsätze, um eine Art visuelle Zusammenfassung zu erstellen. Beim Mapping-Ansatz wird nicht versucht, jeden Satz wortwörtlich zu erfassen, was du bei Besprechungen mit vielen Teilnehmern zu deinem Vorteil nutzen kannst. 

Bei der Erstellung einer Besprechungsnotiz gibt es mehrere Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel eine Mind Map erstellen, die sich in die verschiedenen Teilnehmer und deren Meinungen und Ideen verzweigt. Andererseits kannst du deine Mind Map auch in die verschiedenen Themen verzweigen, zum Beispiel wenn es in der Sitzung um die Lösung eines bestimmten Problems geht.

„Der Zauber eines guten Meetings liegt in der Vorarbeit“, sagte der ehemalige Profi-Basketballspieler Bill Russell. Der Vorteil von Besprechungen ist, dass sie oft strukturiert sind: Du weißt im Voraus, welche Themen auf der Tagesordnung stehen und wer daran teilnehmen wird. Nutze diese Informationen zu deinem Vorteil und erstelle einen Mindmap-Entwurf, der dich während des Meetings unterstützen kann. Auf diese Weise machst du dich auch mit den vorhandenen Informationen vertraut und gehst gut vorbereitet in die Besprechung. Du kannst dich auch dafür entscheiden, die Notizen nicht alleine zu erstellen, schlägt David Pollitt, Redakteur der Nachrichtenabteilung von Career Development International, vor:

„Richten Sie eine große weiße Tafel ein, auf der im Laufe einer Woche alle Teilnehmer des Treffens zu einer Mindmap beitragen können, die die wichtigsten Diskussionspunkte umreißt. Bitten Sie die Teammitglieder, Miniatur-Mindmaps mit ihren eigenen Tagesordnungspunkten einzureichen. Fassen Sie diese am Ende der Woche zusammen und machen Sie eine Kopie für alle. Das wird dann die Tagesordnung.”

Wenn du Pollitts Ansatz folgst, kann die Besprechung strukturiert bleiben und der Inhalt ist für alle Teilnehmer klar. Gleichzeitig kann das gemeinsame Mindmapping auch dazu dienen, die Besprechung zusammen voranzubringen, zum Beispiel wenn es darum geht, ein bestimmtes Problem zu lösen.

Nur weil die Besprechung beendet ist, bedeutet das nicht automatisch, dass deine Map fertig ist. Nachdem du dich mit deinen Kollegen oder dem Kunden getroffen hast, gehe die Mind Map noch einmal durch und prüfe, ob alles enthalten ist. Du kannst auch Farben verwenden, um die Essenz der Map besser zu erfassen. Es kann außerdem sinnvoll sein, einen vollständig digitalen Ansatz zu wählen, der es ermöglicht, deine Notizen schnell mit deinen Kollegen zu teilen und sie an einem sicheren Ort zu speichern, auf den du jederzeit zugreifen kannst.

 


Quellen:

 

Foto: Scott Graham.